RFID文档管理计划

一、计划背景：

近年来，电子化、互联网化长足进步，电子政务不断发展，公文拟草、加密等已经允许通过计算机和计算机互联网予以实现，从而极大地提高了工作效率，亦给人们的生活和工作带来了诸多方便。但是，公文阅办、文档查询、借阅清退、打包分发等，以至于计算机互联网两端信息落地，仍然离不开纸化文档。从实际情况看，纸化文档在相当历史时期内不可取代。怎样运用电子技能克服纸化文档管理工作烦琐，堵塞可能出现的漏洞，是文档管理中亟待解决的问题。
当前，射频识别技能日臻成熟，正被多数运用于社会各个领域，愈来愈显示出这一高新技能的显著作用，这就为我们运用RFID射频识别技能逐步代替人工管理文档提供了良好的机遇。

二、系统流程示意图：

三、档案管理系统图

文档管理系统由六个部分组成：

1、数据管理中心；2、标签配发系统；3、文档流通系统；4、文档借阅系统；5、统计查询系统；6、系统管理。

四、档案管理运用RFID技能的优点

1.快速、准确定位：在移动点检设备上存储有整个档案室的地理分布图，将会对所查档案做出地理定位指示，实现快速查找及归档操作。

2.轻松盘点：使用RFID点检设备允许快速的完成档案的盘点、查错、上架等工作，在极大的减轻馆员工作量的同时允许提高档案管理工作效率、降低外借归档时的差错率。

3.档案信息准确记录：档案经手人、借阅人、借出、归档时间等均为系统自动登记完成的，防止手工差错的同时保证档案管理信息系统原始数据的准确性，并可提供档案状态的实时查询、报表打印。

4.批量档案借出、归档登记管理：档案管理是很烦杂的工作，档案管理人员少，寻借档案的人多，运用RFID技能实现档案管理现代化，自动化，增加工作效率的同时减少档案管理员的劳动强度，帮助馆员实现自动化的批量档案借出，归档登记工作

5.档案RFID标签存储信息更改自如：电子标签存取数据容量大，并且存储信息更改自如，为档案属性等信息管理提供方便。

6.安全保障：档案管理人员要通过身份验证登陆RFID档案管理系统后，才可对档案进行借出，归档的操作，对于档案的非法外带，系统将提示。标签信息亦可加密。

[佳水媛作者：广东华信金溢信息技能]

整理编辑：成都弱电工程专家

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